Jeg er prosjektleder for digitaliseringsprosjektet i Trondheim kommune og jeg og mine kollegaer jobber hver dag hardt og effektivt med digitalisering. Når jeg startet i Trondheim kommune for 1,5 år siden var allerede Trondheim kommune langt fremme innenfor digitaliseringsområdet men det var fortsatt mye å ta tak i! Når vi skulle øke antallet digitale tjeneser betraktelig, så vi et klart behov for å gjøre en betydelig jobb for å strømlinjeforme hele fagområdet.
Siden den gang har vi jobbet mye med:
- Anbudsprosjekt for skjermdialoger med tjenestefokus og prosessfokus
- Innføringsprosjekt for den nye avtalen med en total gjennomgang av alle de eksisterende digitale tjenestene
- Å ansette/leie inn ressurser som nå jobber i prosjektet
- Å lage overordnet plan for fremdrift, prioriteringer m.m
- Å tegne og innarbeide prosessen vi bruker for å lage digitale tjenester
- Å lage forpliktende samarbeidsavtaler mellom alle involverte parter i prosjektet
- Å bygge opp en prosjektweb som styrer arbeidsflyt/måten vi jobber på
- Å lage rutiner for dokumnetasjon. Dette gjør oss mindre personavhengig, det blir lettere å rapportere m.m
- Å øke bevisstheten rundt digitalisering gjennom prosessen som brukes og dokumentasjonen
- Å profesjonalisere prosessen for digitalisering av tjenester – dette skal gå av seg selv
- Å strømlinjeforme prosessen for digitalisering av tjenester slik at vi kan bruke tid på videre utviklingsarbeid
Dette har vært et svært spennende prosjekt og det føles veldig godt å ha bygd opp dette for Trondheim kommune. Det eneste jeg tenker på er at dette skulle vi jo ikke ha gjort bare for Trondheim kommune men det skulle jo ha vært gjort felles for alle landets kommuner. Det er en stor og omfattende jobb og det er jo veldig ineffektivt at alle landets kommuner må gjøre denne jobben hver for seg! Vi er absolutt villig til å dele det vi har gjort, men det er jo begrenset hvor mye en enkelt kommune får spredt til alle andre. Jeg savner at noen tar tak og lager slike opplegg for alle kommunene. Spørsmålet mitt er: Har vi råd til å la hver enkelt kommune bruke så mye tid og ressurser på denne oppgaven? Nå vet vi at vi også er inne i økonomiske nedgangstider og mange kommuner har en stram økonomi. Kan vi da bruke så mye ressurser på dette eller tvinges vi til å gjøre det mer effektivt, 1 gang i stedet for 430 ganger?
På NOKIOS-konferansen var jeg på et foredrag der vi fikk høre om hvordan dette gjøres i Danmark. Der er det en “digital task force” som lager et felles opplegg som alle Danmarks kommuner “får utdelt”. Er noe slikt mulig i Norge?
